Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Na początku warto określić charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy może utrudnić późniejszą logistykę. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a osoba odpowiedzialna za event zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Nie chodzi więc o wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Na etapie briefu dobrze określić ramy czasowe wydarzenia, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także zaplecza sanitarnego. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Ważne jest również rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować dostępu do zasilania, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy zabezpieczenie pogodowe. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz integralną częścią całego projektu. Trzeba ustalić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Plan awaryjny powinien obejmować również opóźnienie dostawy. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i przemyślany plan awaryjny. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+